Любая коммерческая компания или государственная организация, на балансе которой числятся транспортные средства, обязана регистрировать их работу. Для этого существует журнал учета движения путевых листов. Это важный документ текущей отчетности, и вести его необходимо правильно, чтобы избежать претензий контролирующих органов.

В данном случае, неважно, оказывает ли компания услуги по грузо-/пассажироперевозкам – достаточно содержать в компании просто штатный транспорт для производственных нужд или перевозки персонала. В любом случае, журнал должен вестись регулярно – все путевые листы должны обязательно регистрироваться и оформляться (ФЗ №259).

Если в формат самих путевых листов постоянно вносятся изменения (легковые/грузовые/автобусы), то стандартный формат журнала (№8) был утвержден еще в 1997-ом году, и не изменился ни по форме, ни по требуемому содержанию, ни по порядку ведения. Задача этого документа одна – контроль движения текущей документации по использованию коммерческого транспорта.

По существующим требованиям, водитель коммерческого транспорта компании получает путевой лист перед выездом на маршрут, а после возвращения на базу, сдает его в бухгалтерию. Эта выдача и возврат путевых листов и регистрируется в журнале.

Почему важно использовать журнал? Он позволяет контролировать:

• движение коммерческого транспорта в режиме реального времени;
• расход ГСМ на эксплуатацию транспортных средств;
• производительность водителей при начислении заработной платы;
• правильность оформления путевых листов.

Типовой журнал движения путевых листов – это книга со сшитыми листами, на которых имеется 9 колонок:

1. Номер путевого листа.
2. Дата выдачи.
3. Реквизиты и табельный номер водителя.
4. Номер автомобиля по реестру гаража.
5. Подпись водителя о получении путевого листа.
6. Подпись диспетчера.
7. Дата возврата листа.
8. Подпись бухгалтера, принявшего лист.
9. Замечания.

Если в компании разработаны собственные внутренние документы, журнал может иметь другой вид и содержание (часть граф может быть убрана за ненадобностью). Путевые листы оформляются от руки или в электронном виде. Уполномоченные лица должны регистрировать каждую запись своими подписями.

Важный момент – листы в книге нумеруются и прошиваются. После того, как все листы будут заполнены, он сдается в архив, где хранится не менее 3-х лет, после чего может быть уничтожен по решению руководства компании.

В сущности, ведение журнала движения путевых листов не представляет особых трудностей. Однако у контролирующих органов может быть иное мнение, и любая неточность или ошибка при проверке соответствия самих путевых листов записям в журнале может быть наказуема.

Чтобы избежать претензий проверяющих госорганизаций и избежать штрафных санкций, мы рекомендуем вам обратиться за консультацией к опытным юристам Всероссийской правовой сети «Органавт». Мы также готовы принять участие в разрешении претензий и досудебных споров, защитить ваш бизнес и инвестиции от беззакония.