Движение путевых листов. Журнал учета

14.07.2017

Движение путевых листов. Журнал учета


Любая коммерческая компания или государственная организация, на балансе которой числятся транспортные средства, обязана регистрировать их работу. Для этого существует журнал учета движения путевых листов. Это важный документ текущей отчетности, и вести его необходимо правильно, чтобы избежать претензий контролирующих органов.

В данном случае, неважно, оказывает ли компания услуги по грузо-/пассажироперевозкам – достаточно содержать в компании просто штатный транспорт для производственных нужд или перевозки персонала. В любом случае, журнал должен вестись регулярно – все путевые листы должны обязательно регистрироваться и оформляться (ФЗ №259).

Если в формат самих путевых листов постоянно вносятся изменения (легковые/грузовые/автобусы), то стандартный формат журнала (№8) был утвержден еще в 1997-ом году, и не изменился ни по форме, ни по требуемому содержанию, ни по порядку ведения. Задача этого документа одна – контроль движения текущей документации по использованию коммерческого транспорта.

По существующим требованиям, водитель коммерческого транспорта компании получает путевой лист перед выездом на маршрут, а после возвращения на базу, сдает его в бухгалтерию. Эта выдача и возврат путевых листов и регистрируется в журнале.

Почему важно использовать журнал? Он позволяет контролировать:

  • движение коммерческого транспорта в режиме реального времени;
  • расход ГСМ на эксплуатацию транспортных средств;
  • производительность водителей при начислении заработной платы;
  • правильность оформления путевых листов.

Типовой журнал движения путевых листов – это книга со сшитыми листами, на которых имеется 9 колонок:

  1. Номер путевого листа.
  2. Дата выдачи.
  3. Реквизиты и табельный номер водителя.
  4. Номер автомобиля по реестру гаража.
  5. Подпись водителя о получении путевого листа.
  6. Подпись диспетчера.
  7. Дата возврата листа.
  8. Подпись бухгалтера, принявшего лист.
  9. Замечания.

Если в компании разработаны собственные внутренние документы, журнал может иметь другой вид и содержание (часть граф может быть убрана за ненадобностью). Путевые листы оформляются от руки или в электронном виде. Уполномоченные лица должны регистрировать каждую запись своими подписями.

Важный момент – листы в книге нумеруются и прошиваются. После того, как все листы будут заполнены, он сдается в архив, где хранится не менее 3-х лет, после чего может быть уничтожен по решению руководства компании.

В сущности, ведение журнала движения путевых листов не представляет особых трудностей. Однако у контролирующих органов может быть иное мнение, и любая неточность или ошибка при проверке соответствия самих путевых листов записям в журнале может быть наказуема.

Чтобы избежать претензий проверяющих госорганизаций и избежать штрафных санкций, мы рекомендуем вам обратиться за консультацией к опытным юристам Всероссийской правовой сети «Органавт». Мы также готовы принять участие в разрешении претензий и досудебных споров, защитить ваш бизнес и инвестиции от беззакония.

Последние новости