Инвентаризация – необходимая процедура для любой коммерческой компании, которая желает контролировать свои финансовые обязательства и объем имущества. Инвентаризацию проводят через определенные промежутки времени – для этого каждый раз издается приказ по компании, после чего все процедуры выполняются поэтапно и согласованно.

Инвентаризация может быть плановой (сроки проведения обычно указываются в уставных документах), и внеплановой (на основании приказа в случае возникновения острой необходимости), полной – по всей компании, или частичной – в отдельных подразделениях. Ответственное лицо – обычно главный бухгалтер.

Обязательная инвентаризация проводится, когда:

• готовится годовая отчетность в налоговые органы;
• при смене главного бухгалтера и других материально ответственных работников;
• при возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийное бедствие, пожар, залив и т.п.).

Приказ о проведении инвентаризационных процедур имеет установленную форму ИНВ-22 (используется при любых видах и формах процедуры). В приказе обязательно необходимо указать:

• причину и цель (товары, активы, оборотные средства, дебиторка и т.д.);
• подразделение компании, которое подвергается ревизии (если это частичная процедура);
• период и продолжительность работ, время представления отчетов;
• состав инвентаризационной комиссии и ответственные лица (в том числе, сторонние привлекаемые аудиторы).

Приказ регистрируется в журнале контроля исполнения решений по компании (ИНВ-23). Все работники, имена которых упоминаются в приказе, и которые являются материально ответственными лицами, должны быть немедленно ознакомлены с документом под роспись.

Оформление результатов инвентаризации

После завершения инвентаризационных процедур (сверка имеющего в наличии имущества), выполняется сверка полученных результатов с данными в первичных документах (описях) предыдущего периода сверки. После этого данные сводятся в окончательный отчет с обязательным указанием выявленных расхождений (ИНВ-26) и обсуждаются на заседании инвентаризационной комиссии, после чего составляется итоговый протокол.

Отсутствие расхождений также обязательно документируется, а выявленные излишки имущества могут быть оприходованы, списаны, или отражены в отчете по предложению комиссии.

На основании протокола, руководство компании выпускает приказ, где отражает свое мнение на выводы и предложения инвентаризационной комиссии, а также конкретные указания (усилить меры безопасности, провести повторную проверку, наказать виновных и т.п.).

Важно понимать, что инвентаризация сложна и технически, и процедурно, и юридически. Все действия должны выполняться последовательно, правильно документироваться и согласовываться. Если вы не уверены в собственной компетентности по данному вопросу, обратитесь во Всероссийскую правовую сеть «Органавт», получите компетентную консультацию по организации инвентаризационных процедур и воспользуйтесь юридической поддержкой наши опытных адвокатов.