Служебная командировка – стандартная форма трудовой деятельности, когда один из работников компании в связи с производственной необходимостью отправляется в другой регион. При этом, работнику начисляются командировочные расходы и оформляются командировочные документы.

Поскольку эти документы связаны с финансовыми вопросами, они являются документами строгой отчетности и имеют строго упорядоченный порядок оформления, предоставления и хранения. Его нарушение может привести к возникновению претензий у контролирующих фискальных органов и наказанию компании серьезными штрафными санкциями.

Оформление документов и исчисление накладных расходов по командировкам сотрудников регламентирует ТК РФ (статья 166). Согласно законодательству, командировка – это служебная поездка, имеющая определенное место назначения, ограниченные сроки и конкретную цель. Она выполняется по поручению работодателя, и оплачивается из его средств в обязательном порядке.

Во-первых, период командировки засчитывается работнику в рабочее время и стаж, во-вторых, за ним сохраняется его постоянное место работы, в-третьих, ему начисляется средний заработок. Помимо этого, командировочному возмещаются расходы – стоимость проезда, найма жилья, суточные и прочие расходы по согласованию с работодателем.

Все это отражается в командировочных документах, которые выдаются работнику до начала поездки, и возвращаются в бухгалтерию организации по его возвращении, где и хранятся.

Документы на командировку

• Приказ (распоряжение) работодателя о назначении командировки, выборе сотрудника, служебном задании и цели поездки.
• Приказ выдается на руки работнику, который должен по прибытии на место выполнения служебного задание получить в канцелярии служебные отметки о прибытии и убытии (фактическое подтверждения пребывания в командировке).
• Проездные документы, подтверждающие проезд командированного сотрудника к месту выполнения служебного задания.
• Документы на проживание и иные расходы в ходе командировки (подтверждающие оплату услуг чеки, билеты, талоны и ведомости).

На всех командировочных документах обязательно указываются бухгалтерские реквизиты и колы регистрацию. По завершении командировки, работник сдает первичные документы в бухгалтерию, на основании чего составляется итоговый командировочный отчет.

При оплате расходов командировочного необходимо учесть ежедневные расходы работника (суточные за каждый день командировки). Размер суточных расходов определяется каждой организацией самостоятельно, и отражаются в командировочных документах работника. Эти суммы затем, при составлении налоговых отчетов, указываются как необлагаемые налогом (затраты на производственные нужды). Однако, если сумма суточных превышает 700 (внутри РФ) или 2500 (для заграничных поездок) рублей, то все, что выше указанных цифр попадает под налогообложение.

После завершения командировки, работник представляет в бухгалтерию организации отчет, к которому прилагает документы. Подтверждающие его расходы (билеты, квитанции, чеки, копии договоров найма жилья и т.д.). Также составляется авансовый отчет (N АО-1), который представляется в бухгалтерию в течение трех дней с момента возвращения работника из командировки.

Следует понимать, что подготовка документов по командировкам – непростая задача, требующая опыта и знаний как от самого командированного работника, так и от руководства компании. Чтобы избежать взаимных претензий и ненужных расходов, а также исключить последующие претензии от контролирующих налоговых органов, обратитесь за консультацией и юридической поддержкой к юристам Всероссийской правовой сети «Органавт», и мы поможем вам избежать юридических неприятностей в любых ситуациях.