Грузовой транспорт, стоящий на балансе государственных и коммерческих организаций, считается коммерческим и может выполнять перевозку грузов только на основании специального документа – путевого листа (спецбланк). К нему предъявляются стандартные требования, однако, если документ будет заполнен неправильно или некорректно, руководство организации может быть привлечено к административной ответственности и оштрафовано.

Грузы, которые перемещаются коммерческим грузовым транспортом, сопровождаются двумя документами – товарно-транспортной накладной (документ на товар) и путевым листом (документ о рейсе и маршруте доставки). Благодаря путевому листу очень просто рассчитать пройденные грузовиком расстояния, израсходованное топливо, режим работы и нагрузки на транспортное средство. На основании «путевки» также высчитываются расходы заказчика груза и объем заработной платы водителя.

Путевой лист оформляется по форме №4-п (повременной тариф), 4с (при сдельной работе транспортного средства или 4м (для международных перевозок). Все путевые листы выписываются непосредственно перед выходом транспортного средства в рейс и сдаются сразу по возвращении в парк (обычно в пределах одного дня, кроме международной путевки).

Заполняется бланк путевого листа ответственными за грузовые перевозки лицами (руководитель, бухгалтер, диспетчер организации, которой принадлежит грузовой транспорт). Данные параллельно вносятся в спецжурнал транспортных перевозок. Путевой лист водитель получает под роспись и под роспись сдает.

Поскольку путевой лист считается документом первичного учета, в нем должна содержаться вся необходимая информация о грузоперевозке (номер документа, реквизиты организации, данные автомобиля, водителя и ответственного лица, которое выписало документ.). Печать на титуле документа ставится только в тех организациях, которые работают с печатью.

В новую форму путевого листа также теперь вносятся данные о предрейсовом медицинском осмотре водителя и техническом осмотре транспортного средства, движении и остатке топлива, задании работника (водителя) и последовательности его выполнения, время убытия на маршрут/прибытия к пункт назначения/убытия/прибытия в парк владельца. К путевому листу прилагаются отрывные талоны, которые заполняются заказчиком транспортной перевозки – они являются основанием для выставления счета за оказанные ТС услуги.

Сданные водителями путевые листы возвращаются в бухгалтерию, где и хранятся вместе с товарно-транспортными документами в качестве документов первичной отчетности. На основании информации, указанной в них, ведется учет работы транспортного средства и водителя, а также затрат на обслуживание и ремонт автомобиля.

Если у вас есть сомнения в правильности заполнения путевых листов, или контролирующие органы предъявляют к вам претензии по поводу заполнения и хранения этих документов строгой отчетности, обратитесь к опытным юристам Всероссийской правовой сети «Органавт», и мы дадим вам консультацию по вопросам правильности заполнения «путевок» и защитим вас от штрафных санкций фискальных служб.