Кадровый учет – обязательная часть деятельности каждой компании, которая имеет в своем составе наемных работников. Он предполагает не только списочный учет каждого работника, но также документальный контроль всех административных действий, которые совершаются между компанией и наемными работниками, а также соответствие любых действий требованиям законодательства.

Наиболее важные моменты для кадровиков – найм работников и их увольнение, которые должны выполняться в строгом соответствии с ТК РФ. И здесь наиболее проблемный вопрос: что должно быть оформлено раньше – трудовое соглашение с работником или приказ о приеме на работу?

Порядок найма нового сотрудника

Для начала выбранный на должность кандидат должен прибыть в отдел кадров компании с документами и написать заявление о приеме на работу на имя руководителя компании. На основании этого заявления, многие кадровики сразу начинают оформлять приказ по организации, и это – процедурная ошибка.

Заявление кандидата – только дополнительный документ и основание для подготовки приказа. Однако основным документом при приеме на работу считается трудовое соглашение, подписанное работодателем и кандидатом на работу. Только после его подписания, можно оформлять приказ по организации.

То есть, прием нового сотрудника на работу – это заявление работника, на основании которого оформляется и подписывается трудовой договор. И только затем издается приказ руководителя. Все эти процедуры могут быть выполнены в течение одного дня, но именно в таком порядке.

Сам приказ об устройстве на работу имеет свой узаконенный порядок и должен быть оформлен правильно. Его можно оформить на стандартном бланке, утвержденном в самой компании, либо произвольно – такие документы не унифицированы по законодательству. Все остальное должно соответствовать требованиям ТК РФ.

В приказ о приеме на работу обязательно должны быть внесены:

• реквизиты кандидата в работники;
• должность, ,на которую принимается кандидат;
• указание подразделения компании, где будет работать новый сотрудник;
• размер заработной платы и порядок ее выплаты;
• наличие испытательного срока и его продолжительность;
• данные о заключенном трудовом договоре;
• даты начала работы и срока действия договора.

Кстати, такой приказ может быть как индивидуальным, так и составляться для приема на работу сразу нескольких сотрудников. Приказ – это основание внесения в трудовую книжку работника соответствующей записи о приеме его на работу.

Наиболее сложный вариант такого приказа оформляется при приеме на работу несовершеннолетних граждан (до 16-ти лет). Их трудоустройство возможно только при согласии родителей/опекунов и пройденном за счет работодателя медосмотре. Работать они могут только на легких работах и не могут использовать инструмент, который может нанести вред здоровью и жизни. Все эти тонкости обязательно указываются в трудовом соглашении с несовершеннолетним работником, а затем переносятся в приказ.

Кроме того, в приказе отражаются следующие данные:

• трудовой режим (сокращенный рабочий день);
• совмещение работы и учебы (если есть);
• исключение служебных командировок;
• запрет работать в выходные и праздники.

В остальном приказ о найме несовершеннолетнего работника идентичен приказу о найме взрослого работника.

Если у вас возникли трудности по процедуре приема работников на работу, оформлении приказа, а также если контролирующие органы предъявляют претензии по качеству ведения документооборота, обратитесь во Всероссийскую правовую сеть «Органавт», юристы которой окажут вам профессиональную консультативную помощь и юридическое сопровождение.