Этот документ необходим в любой организации в случае, когда сотрудник, вернувшийся из командировки, не имеет части подтверждающих документов – например, билетов на транспорт, квитанций о проживании в гостинице и т.п. Это редкое явление, однако такие случаи бывают, и служебная записка частично решает проблему отчета по командировочной поездке.

Образец и требования к служебной записке по командировке описаны Постановлениями Правительства РФ №77 и 1595. В частности, служебная записка:

• составляется работником после возвращения из поездки;
• может быть представлена руководству в день возвращения, либо на следующий рабочий день;
• должна сопровождаться всеми имеющимися документами, которые хотя бы частично могут подтвердить расходы командировочного (чеки, квитанции, расписки и т.п.).

Несмотря на то, что служебная записка необходима для компенсации расходов командированного сотрудника, только ее будет недостаточно – она не является доказательством совершенной поездки и понесенных расходов. Поэтому, чем больше доказательных первичных документов вы представите в бухгалтерию своей организации, тем больше вероятность на получение компенсации расходов.

Служебная записка не имеет строгого образца написания и формата бланка. Поэтому в каждой организации могут существовать свои внутренние требования к такому документу. Единственно обязательно:

• написать записку на листе бумаги А4, либо типовом внутреннем бланке компании;
• адресовать записку ответственном за командировку сотруднику;
• указать реквизиты и должность сотрудника, который был отправлен в командировку;
• подробно описать цели и сроки командировки (уточнить, использовался ли личный или служебный транспорт);
• в приложении перечислить представленные командированным сотрудником документы первичной отчетности, подтверждающие поездку и понесенные расходы.

Документ визируется подписью самого командировочного и печатью организации, после чего сдается в бухгалтерию, регистрируется и попадает на стол руководителю для принятия решения.

Отдельный вопрос – командировка руководителя компании или ИП. По закону оформлять на себя командировку директор или индивидуальный предприниматель не обязан, но лучше такой документ составить – это избавит вас от последующих претензий контролирующих государственных органов в попытке уклонения от уплаты налогов. Для руководителя организации к служебной записке желательно также приложить приказ об отправке в командировку.

Если вопросы оформления командировочных документов вызывают у вас споры или претензии контролирующих организаций, вам помогут опытные юристы Всероссийской правовой сети «Органавт», которые дадут компетентную консультацию по любым разделам трудового права и ведения документооборота, а также защитят ваши права при возникновении досудебных и судебных споров.