Каждое предприятие или компания владеет определенными материальными ценностями. К таким материальным ценностям относятся сырье и материалы, которые используются для выпуска продукции, перепродажи или внутренних нужд самой компании. Они подвергаются обязательному строгому учету по бухгалтерии.

Если с материальными ценностями не ведется работа, они израсходованы, или не нужны, их следует списать. Чаще всего списание материальных ценностей необходимо при их:

• отпуске для производства;
• продаже;
• приходе в негодность по гарантийным срокам хранения, порче или устареванию;
• выявлении недостачи или порчи из-за стихийных бедствий, аварий, пожаров.

Для оформления процедуры списания, можно использовать бланк акта списания государственного образца, либо использовать собственные внутренние бланки (если они разработаны в компании).

Очень важно, чтобы собственная форма акта списания отвечала общеустановленным требованиям к данным отчетным документам. Документ должен иметь все реквизиты компании, дату проведения списания, содержание самой процедуры, уточненные натуральные и денежные эквиваленты списываемых материальных ценностей, а также указание лиц, принимавших участие в списании и ответственных за регистрацию результатов.

В некоторых случаях компания может добавлять в акт необходимые реквизиты и дополнительную специфическую информацию. Подпись под актом списания ставит председатель и члены специально созданной комиссии (в том числе, бухгалтер и материально ответственные лица).

При оформлении акта также обязательно должны быть указаны:

• дата заполнения акта (будет считаться датой списания ценностей);
• дата утверждения документа руководителем компании (будет считаться датой утверждения списания);
• дата и номер приказа об образовании специальной комиссии;
• причина проведения процедуры списания;
• полный перечень списанных материальных ценностей (с указанием марок, сортов, артикулов, партий, даты поступления и т.п.);
• цену изделий или материалов, если она совпадает при принятии и списании;
• Итоговая стоимость списанных материальных ценностей.

Если материальные ценности перемещаются внутри организации (отпуск материалов дочерним подразделениям для перепродажи или производственных нужд), головной офис имеет право отпускать их без дополнительных формальностей и документов. В этом случае материалы списываются в подотчет принявшей ценности компании-дочки, а их стоимость относится на затраты головной компании при фактическом расходе (по акту расхода).

Поскольку материальные ценности относятся к активам, которые могут создавать прибавочную стоимость, их учет и списание имеют принципиальное значение. При несвоевременном или неправильном их списании, организация рискует получить претензии налоговых органов и штрафные санкции.
Если вы хотите избежать неприятностей при проверках документов строгой отчетности и крупных штрафов за неучтенные и не списанные материальные ценности, обратитесь за консультацией и юридической поддержкой к опытным адвокатам Всероссийской правовой сети «Органавт», и мы гарантированно защитим ваш бизнес и репутацию.