В каждой организации или коммерческой компании существует своя внутренняя трудовая дисциплина – определенный график рабочего времени, время начала и окончания рабочего дня, а также система контроля соблюдения трудовой дисциплины. Внутренние документы оговаривают все перечисленные пункты и средства контроля их соблюдения.

Одним из наиболее распространенных средств контроля соблюдения трудовой дисциплины в организациях является журнал учета рабочего времени. В него заносится следующая информация:

• время прихода сотрудников на рабочее место;
• время ухода сотрудников с работы;
• факты отсутствия работников на рабочем месте, и причины отсутствия;
• количество часов ненормированной работы;
• отсутствие сотрудника, направленного в служебную командировку.

В целом, такой документ каждая организация имеет право заводить на свое усмотрение и вести его заполнение в свободном формате. В тоже время, это – важный документ, который позволяет контролировать соблюдение работниками своих трудовых обязанностей и начислять им оплату труда в зависимости от фактически отработанного времени.

Журнал учета рабочего времени может быть единственным документом контроля, либо использоваться параллельно с табелем учета. В любом случае, форма и заполнение его – произвольны, и определяются только внутренними инструкциями для кадровых отделов организаций. Табель учета, наоборот, имеет рекомендованный бланк (Т-12 , 13) – он может заполняться на основании данных из журнала учета, и является основанием для начисления заработной платы, командировочных и отпускных выплат.

После того, как руководство организации определит форму бланка для журнала, выпускается приказ по организации, с которым необходимо ознакомить всех сотрудников. Дополнительно назначается ответственный за заполнение и ведение журнала работник. Для маленьких компаний – один человек, для крупных – специалист по каждому подразделению (обосновывается приказом или трудовым договором сотрудника).

Допускается также ведение журнала учета в электронном виде - использованием специализированной компьютерной программы. Форма бланка и порядок внесения в журнал записей – также свободны.

Журнал учета рабочего времени в бумажном виде утверждается руководителем организации, прошивается, нумеруется и скрепляется печатью. Вносить исправления в такой журнал, или использовать корректор при ведении журнала запрещено. Корректное исправление ошибок предполагает зачеркивание неправильной записи и внесение новой записи с заверением ее подписью ответственного лица.

Количество граф и их наименование каждая организация может определить сама, исходя их особенностей трудового процесса (наличие/отсутствие командировок, сверхурочных работ, ненормированного графика труда).

Однако в документе должны быть «типовые» графы – дата, номер записи, реквизиты работника, время прихода/ухода с рабочего места, а также сведения о служебных отлучках или поездках (дата, время, служебное задание).

Если создание журнала учета рабочего времени сотрудников компании вызывает у вас сложности, вам необходимы консультации по порядку заполнения/ведения этого документа, либо у проверяющих фискальных организаций из-за ошибок ведения журнала возникают претензии, обратитесь во Всероссийскую правовую сеть «Органавт», и опытные юристы окажут вам всестороннюю помощь по ведению внутреннего документооборота и защите прав в досудебных или судебных спорах с госструктурами.